---

Некоторые средства УК и приемы

Многоступенчатое голосование

Матрица по выбору темы

Контрольный лист

Проверочный лист

Стратификация

График Парето и постановка задачи

График Парето

Анализ Парето

Постановка задачи

Матрица постановки задачи

 

---

 

Некоторые средства УК и приемы

 

Команда, в особенности однофункциональная или многофукциональная, начинает с того, что определяет потребителя. Обзор индикаторов, выявленных в отделе, может помочь команде сосредоточить свои усилия на потенциальных возможностях по улучшению.

Мозговая атака и многоступенчатое голосование могут помочь команде выделить возможность по улучшению. Эти приемы помогают усилить желаемую динамику группы и могут быть использованы в продолжении всего процесса решения проблем. Матрица определения области проблемы и контрольный листок - это вспомогательные средства для команды. Каждый из этих приемов описан в этом разделе.

Старт

Многоступенчатое голосование

Что такое многоступенчатое голосование?

Прием многоступенчатого голосования - это организованная серия голосований, при которых команда пытается сократить большое количество пунктов до нескольких достаточных (обычно от трех до пяти).

Чем хорошо многоступенчатое голосование?

Многоступенчатое голосование помогает быстро выполнить "сокращение списка" с большой степенью согласованности группы. Этот прием имеет тенденцию устранять близкое отождествление члена группы с какой-либо идеей.

Как проходит многоступенчатое голосование?

1. Первый тур голосования - каждый член группы голосует за столь много пунктов, сколько пожелает, но каждый раз только за один пункт. Затем команда обсуждает то количество голосов, которое требуется для того, чтобы оставить пункт в списке. Здесь необходимо отметить те пункты, которые получают большее по сравнению с другими количество голосов. (Например, команда из восьми человек написала список из четырнадцати пунктов после первого голосования. Затем команда решает, что надо отметить те пункты, которые получили шесть и более голосов. В нашем примере команда отмечает восемь пунктов.)

2. Второй тур голосования - каждый член имеет право на количество голосований равное половине отмеченных пунктов. (Продолжение примера. Если восемь пунктов получают шесть и более голосов, то каждый член команды голосует четыре раза во время второго тура.)

3. Продолжайте многоступенчатое голосование пока список не будет сокращен до трех-пяти пунктов, которые далее могут быть анализированы. Никогда не голосуйте до одного пункта.

Когда применяется многоступенчатое голосование?

Многоступенчатое голосование может быть использовано после того, как команда во время "мозговой атаки" выдвинула идеи, список которых очень длинный, чтобы обращаться к каждому пункту. Многоступенчатое голосование часто используется для того, чтобы сократить количество исследовательских тем до трех или пяти.

Матрица по выбору темы

Что такое матрица по выбору темы?

Матрица по выбору темы - это прием, который помогает команде быстро выбрать тему, на которую надо начать собирать данные. На основе своих размышлений команде следует выбрать тему, которая явно показывает то, что в ней есть нужда для разработок и улучшений. Матрица по выбору темы представлены на следующей странице.

Чем хороша матрица по выбору темы?

Эта матрица позволяет команде отметить темы в порядке их приоритетности, с учетом их влияния на потребителя и необходимости в их улучшении. Таким образом, команда способна направить свою деятельность и энергию на улучшения, которые ориентированы на потребителя. Матрица также позволяет команде обеспечить ясность при выборе темы и установить ее руководителя.

Когда применяется матрица по выбору темы?

Матрица используется после того, как команда сократила список тем до трех или пяти при многоступенчатом голосовании. Лист затем помещается на матрицу, и команда работает для того, чтобы заполнить остающиеся категории.

Матрица по выбору темы
Темы	Влияние на клиента Х Необходимость усовершенствования = Общий результат
3-5 темы, оставшихся после многоступенчатого голосования. Команды должны рассматривать только те темы, которые находятся в пределах их контролирования и ответственности	Влияние на клиента: оценивание, основанное на знаниях команды и на их суждении о непосредственном влиянии, которая данная команда оказывает на степень удовлетворенности клиента. Более высокие баллы даются тем темам, которые оказывают больше влияния на клиентов.	Необходимость усовершенствования: оценивание, основанное на знаниях команды и на их суждении о различие между работой в текущей момент и той работой, которая необходима для удовлетворения потребностей клиентов. (Как часто это происходит?) Более высокие баллы даются темам с большей необходимостью усовершенствования.	Общий результат: Результат умножения "Влияние на клиента" на "Необходимость усовершенствования". Следует исследовать тему, получившую наиболее высокий балл, измеряя текущий уровень и сравнивая его с требованиями клиента. Если существует разница, то тогда команде следует работать дальше. Если нет, то надо исследовать следующую тему.

 

Шкала : 1 - ничего, 2 - кое-что, 3 - средне, 4 - очень хорошо, 5 - чрезвычайно хорошо.

Контрольный лист

Что такое контрольный лист?

Контрольный лист - это просто список вопросов, которые надо обсудить, или шагов, которые надо предпринять. При сборе данных - это хранилище собираемой информации так чтобы вы могли проконтролировать ваш прогресс в сборе данных, так, чтобы вы были уверены, что у вас есть все данные.

Чем хорош контрольный лист?

Контрольный лист предоставляет несложный организованный способ для продвижения вперед. Он обеспечивает завершенность и, используя его, легче собирать данные. Проверочные листки могут быть также просты как список продуктов, которые вы приготовили, чтобы идти в овощной магазин, и он может быть настолько сложен как тот, который используют авиапилоты, готовясь к взлету. Ваша команда должна стремиться к простоте, четкости, объективности и завершенности при составлении контрольного листка.

Как используется контрольный лист?

При составлении контрольного листа команде необходимо думать о той информации, которая ей нужна и о порядке, в котором ее следует собирать. Иногда, такой способ, как мозговая атака, поможет разработать хороший лист. Аккуратное планирование контрольного листа на этой стадии устранит необходимость в последствие добавлять какие-то пункты.

Когда используется контрольный лист?

Контрольный лист используется, когда команда хочет убедиться, что все операции выполняются организовано. Его также можно использовать, чтобы удостовериться в соответствии с рядом стандартов. Пример контрольного листа предоставляется на следующей странице.

Проверка бензина.

Контрольный лист	Отметка о выполнении
1.   Проверьте, чтобы коллектор (пробоотборник) был чистым.
2.   Воткните коллектор для забора бензина в левый бензобак.
3.   Слейте бензин/ воду и др. вещества из бензобака (для этого может потребоваться несколько попыток).
4.   После этого проверьте цвет бензина (сотый октановый авиационный бензин должен быть светло-голубого цвета, без присутствия воды или других веществ; обязателен хороший источник света, например, солнечный свет).
5.   Повторите этапы 2 - 4 для правого бензобака.
6.   Откройте капот двигателя и, затем, откройте клапан для стока бензина.
7.   Слейте бензин на борт в течение 3-5 сек.
8.   В слитом бензине проверьте наличие воды (обязателен хороший источник света).
9.   Если вода присутствует, тогда слейте бензин из карбюратора, пока не появится вода.
10. Проверьте уровень бензина, удаляя крышку с правого бензобака (обязателен хороший источник света). Не используйте спичек и зажигалок.
11. Проверьте уровень бензина, удаляя крышку с левого бензобака (обязателен хороший источник света). Не используйте спичек и зажигалок.

 

Проверочный лист

Что такое проверочный лист?

Проверочный лист - это бланк, на котором можно записывать данные в одном стиле. Пример простого проверочного листа дается на следующей странице. Более сложные проверочные листки включают: бланки о затратах, многочисленные гроссбухи и платежные ведомости.

Чем полезен проверочный лист?

Проверочный лист позволяет нам записывать разнообразные данные систематически. Если категории являются завершенными, особенно если они включают в себя источник, то этот способ работы предоставит нам четкую и объективную картину фактов.

Как составляется проверочный лист?

Мы составляем проверочный лист, распределяя категории данных, которые мы хотим собрать, по пунктам в контрольном листе в стандартизированном бланке. Мы определяем эти категории, задавая такие вопросы как:

• кто (кто выполняет это, кто ответственен за это)?

• где (в каком месте, в какой части)?

• когда (в какое время дня, в какой месяц, как часто)?

• как (как это происходит, как много, как долго)?

Чтобы найти категории для проверочного листа, используйте все журналистские вопросы кроме "почему?". Вопрос "почему?" приведет нас к поиску причин, в то время как мы пытаемся определить существование проблемы, и если - да, то какова она.

Проверочный лист разрабатывается для того, чтобы облегчить сбор различного вида данных. С помощью "мозговой атаки" команда может определить пункты, и затем, с помощью многоступенчатого голосования сократить этот список. Полезно собирать небольшое количество данных перед тем как разрабатывать проверочный лист.

Проверочный лист также четко указывает, кто собирал данные, где, когда и как. Например, следует указать общее количество людей, у которых проводился опрос.

Когда использовать проверочный лист?

Проверочный лист, как показано ниже, используется, когда команде необходимо собрать данные, чтобы определить проблемы и возможности усовершенствования (темы), особенно в этапах 1, 2, 3, 4 в главе "Изложение УК". Использование контрольного и проверочного листов снизит до минимума риск ошибки и облегчит организованный сбор и анализ данных.

Участок для строительства завода Название завода, 1990

Источник: Кем Когда

 

 

Стратификация

Что такое стратификация?

Стратификация - это разбивание целого на более мелкие подгруппы, например, административные округи подразделяются на восточный, северо-восточный, южный, юго-восточный и западный.

Чем полезна стратификация?

Стратификация информации уточняет данные и позволяет команде выполнять более точный анализ информации, также это полезный способ подтверждения корневой причины.

Как выполнить стратификацию?

• Просмотрите целое, чтобы определить более мелкие группы, составленные из относительно похожих единиц.

• Соберите данные, относящиеся к этим мелким группам.

• Проанализируйте данные, основанные на этих мелких группах.

Когда используется стратификация?

Стратификация используется при:

• создании контрольного листа

• составлении проверочного листа

• выборе примера

• подтверждении корневой причины

• использовании следующих средств работы:

• гистограмма

• график Парето

• диаграмма разброса

• диаграмма Ишикава ("рыбья кость").

График Парето и постановка задачи

График Парето

Что такое график Парето?

Анализ Парето - это способ организации данных, чтобы показать, из каких основных факторов состоит анализируемый объект. Это поиск смысла.

График Парето - это тип графика, в котором строятся полосы в нисходящем порядке, начиная слева. Основой графика Парето является правило "80-20"; 80% проблем являются результатом 20% причин.

Чем полезен график Парето?

Расположение данных на графике Парето помогает выделить "жизненно важное меньшинство" по сравнению с "незначительным большинством". Выбор категорий, помещение данных в таблицу и построение графика Парето помогает улучшить общение между членами команды и с руководством. Это также позволяет команде выбрать компонент проблемы, который будет давать наибольшие результаты. Этот компонент в дальнейшем приведет к этапу "анализ" в главе "Изложение УК".

График Парето "Почему большая рыба уходит?"

Как составляется график Парето?

• Определите данные, которые будут анализироваться (например, дефекты).

• Выберите категории, которые будут использоваться (дефекты, касающиеся рабочей смены, расположения, типа) и рассортируйте данные по категориям; например, сколько дефектов относятся к рабочей смене, расположению, типу.

• Если возможно, проведите дальнейшую стратификацию данных; например, "рабочую смену" можно разбить на "ночную", "вечернюю", "дневную".

• Постройте график с полосками в нисходящем порядке, начиная слева.

Убедитесь, что:

• Полоски соприкасаются друг с другом

• Левая ось содержит действительные данные

• Правая ось указывает процентное содержание

• Существует кумулятивная линия, идущая от нуля.

• Проверьте график по образцу Парето; наличие категорий с одинаковым процентным содержанием указывает на необходимость различной стратификации данных.

• Избегайте смешивания разнородных категорий на графике Парето. График Парето, приведенный далее, иллюстрирует эту опасность.

 

Анализ Парето

Смешение разнородных категорий

Вышеприведенные категории представляют собой три различных типа:

• Инвентарь - это проблема сокращения. Мы не можем работать без инвентаря, но мы бы хотели сократить ненужную его часть. Категорию А можно подразделить на нужный и ненужный инвентарь. Ненужный инвентарь - это проблема "стремящаяся к нулю". Затем ее можно сравнить с категорией В.

• Дефекты - это проблема "стремящаяся к нулю" Идеально было бы сократить ее до нуля (нет дефектов).

• Продажи - это проблема увеличения. Мы хотим знать, как увеличить объем продаж, а не сократить его до нуля. Нам следует предсказать, сколько продукции возможно произвести, а затем попытаться увеличить это количество.

Другой пример проблемы трех типов:

 

Когда использовать анализ Парето?

Анализ Парето можно использовать, чтобы определить основные факторы анализируемого объекта и чтобы выбрать контрмеры. Это также полезный способ нахождения проблем в этапе "Текущая ситуация". Также его можно использовать в этапах "Анализ", "Результаты".

Постановка задачи

Хорошая постановка проблемы описывает точными конкретными терминами то, что раскрывают данные. Постановка проблемы описывает текущую нежелательную ситуацию, и одновременно избегаются "скрытые" решения.

Критерии для выбора хорошей постановки проблемы:

• Она констатирует следствие. Констатируется то, что неверно, а не почему неверно, и при этом избегаются такие утверждения как "отсутствие чего либо". Они всегда подразумевают решения.

• Она фокусируется на различии между тем что есть и тем, что должно быть. Это различие может представляет собой изменение или отклонение от нормы, стандарта или ожидания клиента.

• Она измерима. Утверждается, как часто, как много и когда что-то происходит.

• Она точна. Избегаются двусмысленные категории как "мораль", "продуктивность", "общение", "обучение".

• Она утверждается в позитивной манере. Постановка проблемы не должна звучать в виде вопроса, так как это может подразумевать, что ответом на вопрос является решение.

• Она фокусируется на неудобствах, причиняемых людям. Постановка проблемы указывает, каково влияние на людей.

Необходимо рассмотреть следующие факторы.

• Иногда будет трудно поставить проблему, так как очень часто проблемы кажутся "очевидными". Постановка проблемы суммирует этапы 1 и 2 в главе "Изложение УК". Постановка проблемы представляет собой результат или "голову" диаграммы Ишикава "рыбья кость", которую мы будем рассматривать в следующем разделе.

• Постановки проблем должны указывать результат, следствие проблемы, обращать внимание на различие между тем, "что происходит" и "тем, что должно происходить". Постановка проблемы не должна подразумевать никаких решений, она должна быть измерима и фокусироваться на неудобствах, причиняемых людям.

• Постановка проблемы не должна включать в себя такие элементы как "почему", "отсутствие чего-либо", "вследствие чего-либо".

• После того, как проблема установлена команда может начать анализировать "что могло вызвать эту проблему?"

 Примеры постановок проблемы:

• Простые постановки проблемы, которые может использовать каждый член команды индивидуально:

• Моя программа не работает (кто, что).

• Моя машина не заводится (кто, что).

• В течение двух последних месяцев данные моей чековой книжки не сходятся, т.е. не подводится баланс (кто, что).

• Примеры постановок "кто, что, когда, где", которые могут использовать команды:

• Этому клиенту предъявляли счета неправильно в течение трех месяцев.

• При оплате счетов был пропущен крайний срок оплаты (30% времени) в течение первой половины 90-х годов.

• В августе система распределения времени была на 16 часов больше, чем месячный уровень в 26 часов.

• Сверхурочные затраты составляют 20% сверх бюджета.

• Компьютерный центр в мае пропускал оплату счетов клиентов девять раз.

 

Матрица постановки задачи

Матрица постановки проблемы, показанная на следующей странице используется для того, чтобы оценить постановки проблем. Эту матрицу следует использовать после того, как команда разработала свою постановку проблемы.

Постановки проблемы не должны соответствовать всем шести категориям. Но очевидно, что чем большим категориям каждая потенциальная постановка проблемы соответствует, тем точнее она является.

 

 

< Предыдущий | К оглавлению | Следующий >